Politica privind înregistrările

Ca organism care asigura respectarea principiului confidențialității CERTINSPECT REGISTER are implementat propriul sistem de management, care include reguli documentate privind controlul înregistrărilor rezultate atât din funcționarea sistemului propriu de management cât și din activitățile de certificare și cele furnizate de clienții săi pe suport informatic sau pe suport de hârtie.

Pentru asigurarea unor înregistrări adecvate pentru utilizare este elaborată și implementată procedura Controlul documentelor și înregistrărilor. Arhivare, cod PS-01. Procedura stabilește perioadele de păstrare și eliminare, modul de depozitare și protejare, inclusiv menținerea lizibilității, controlul modificărilor, modul de difuzare, acces, regăsire și utilizare pentru documente și înregistrări.

Prin Procedura elaborată și prin Politică să privind păstrarea înregistrărilor CERTINSPECT REGISTER asigura că:

• toate înregistrările referitoare la clienți sunt păstrate (arhivate), transmise sau transferate astfel încât să se asigure menținerea confidențialității;
• înregistrările clienților certificați sunt păstrate pe durata ciclului de certificare aflat în derulare plus un ciclu complet de certificare;
• acces restricționat privind numai vizualizarea înregistrării fără posibilitatea modificării acesteia;
• securizarea înregistrărilor fie prin păstrarea în spații asigurate contra efractiei care previn degradarea, furtul, pierderea sau deteriorarea intenționată, manipularea necorespunzătoare, pierderea confidențialității prin acces limitat acordat numai persoanelor autorizate, fie electronic în baze de date la care accesul este restricționat pe nivele cu user și parole care se schimbă lunar;
• accesul la acte, documente și înregistrări este reglementat prin Fișa postului;

Ca Administrator mă angajez să pun la dispoziție toate resursele necesare pentru asigurarea integrității și protecției  documentelor și înregistrărilor pe toată perioada de arhivare, așa cum este ea stabilită în procedurile aplicabile și în legislație.